Финансово-правовая безопасность для защиты себя, своих личных и бизнес-активов в условиях внешних и внутренних вызовов

Ситуация из жизни: как выглядят фатальные ошибки при прохождении выездной налоговой проверки

Группа компаний торгует промышленным оборудованием и занимается работами по автоматизации в течение десяти лет. В ее состав входят два юридических лица на общей системе налогообложения, одно на упрощенной системе налогообложения и два ИП тоже на «упрощенке». Суммарная выручка – 500 млн руб. в год. В какой-то период группа компаний использовала технические компании. Объем операций по ним составил 30% от оборота, то есть 150 млн руб. в год.

Во всех компаниях разные учредители, но все их сотрудники работают в одном офисе, бенефициары во всех компаниях тоже одни и те же.

Однажды в офис пришел запрос о предоставлении целого списка документов за три года. Сотрудники бухгалтерии нашли только часть документов из списка, подготовили и отправили их в налоговую. А о том, чтобы искать остальные документы, как-то не подумали и директору о произошедшем сообщать не стали.

Ошибка № 1: недооценили важность запроса.

Необходимо четко идентифицировать любой полученный запрос (или требование), выяснять, в рамках какого мероприятия он сделан и кем.

Помимо бухгалтера (который априори досконально знать эту сферу не может), каждый запрос должен оценивать специалист по налоговым спорам и мероприятиям налогового контроля. Если такого специалиста нет в штате, можно заключить договор со сторонним налоговым консультантом.

Информация о запросе позволит спрогнозировать, как будет развиваться ситуация, и занять проактивную позицию.

Спустя несколько месяцев директор получил повестку в налоговую, за ней – решение о назначении выездной комплексной проверки и стал ждать запрос о предоставлении документов. Каково же было его удивление, когда ФНС одним требованием запросила ВСЕ документы за трехлетний период и дала всего десять дней на то, чтобы их предоставить.

Ошибка № 2: не стали готовить документы заблаговременно.

Документы нужно начинать готовить, как только стало известно о том, что назначена проверка. Проверяющих будет интересовать вся «первичка» и все регистры за проверяемый период. Надеяться, что какие-то документы у вас не попросят, – опрометчиво.

В качестве лайфхака: если не успеваете подготовить документы в срок, указанный в требовании, напишите письмо в ФНС с просьбой продлить этот срок и укажите дату, к которой точно сможете все предоставить. Формально такое письмо не лишает налоговиков права оштрафовать вас. При этом известно, что у них есть внутренние рекомендации не выписывать штраф при наличии такой просьбы.

Документы предоставили с опозданием, благо штраф не выписали.

Для предотвращения такой проблемы нужно выстроить систему контроля за возвратом первичной документации, определить ответственных сотрудников, сроки и периодичность ревизий по невернувшимся документам.

Многие проблемы также снимаются с переходом на электронный документооборот.

Стали ждать дальше. Директор утверждал, что ничего противозаконного не совершал, поэтому бояться ему нечего.

Ошибка № 3: не оценили налоговые риски.

Важно понимать, каковы налоговые риски:

– анализировать, чем может закончиться проверка при самом плохом сценарии;

– выяснять, что из себя представляют контрагенты, по которым ФНС запрашивает документы, и какова вероятность, что их директора явятся в налоговую в случае вызова.

Для более точной оценки рисков и доказательной базы по каждому эпизоду можно привлечь специалистов по налоговому консалтингу.

В качестве превентивной меры имеет смысл ежегодно проводить налоговый аудит и в ходе него оценивать работу согласно алгоритмам, которые применяют налоговые органы. Можно включать эту процедуру как дополнительное задание в рамках обычного ежегодного аудита или делать отдельно.

ФНС стала вызывать к себе на допросы директоров всех крупных и известных на рынке контрагентов, проверяющие интересовались в том числе сделками с ликвидированными компаниями. Наш директор и тут решил ничего не предпринимать, мол, кто пойдет, тот пойдет.

Ошибка № 4: никак не способствовали максимальной явке представителей контрагентов.

В рамках выездной проверки всегда вызывают на допрос директоров контрагентов. Причем не имеет значения, ликвидирована или нет компания вашего контрагента на момент проверки. Проверяющие смотрят, что из себя представляла компания именно в тот период, когда вы с ней работали:

– какой был штат сотрудников: один-два человека или более;

– достаточной ли была материально-техническая база для выполнения заключенного с вами контракта;

– куда уходили деньги от вашего контрагента;

– был ли «номинальным» директор контрагента.

Нужно понимать, что если директор вашего контрагента не явится на допрос или, того хуже, явится и начнет от всего отказываться (из серии «я потерял паспорт, злоумышленники его нашли и стали заключать сделки от моего имени»), то получить доначисления рискуете вы, а не он. При этом, если дойдет до уголовного преследования или налоговый орган обнаружит «схему», под удар может попасть и контрагент. Материалы по выявленной схеме будут пересланы в территориальную инспекцию, а правоохранители, определяя круг лиц в рамках уголовного дела, возьмут в фокус и самих контрагентов.

Таким образом, с учетом того, что контрагент может изменить адрес или ликвидироваться, а директор – переехать, нужно провести работу с контрагентами, постараться обеспечить явку директоров или как минимум дополнительно уведомить их о проверке (налоговые органы не всегда могут всех найти) и о том, что в интересах всех дать показания.

Для того чтобы всегда эффективно взаимодействовать с контрагентами, нужно хорошо выстроить систему их проверки и иметь актуальные контакты каждого из них, а также копии учредительных документов, сведения о количестве сотрудников, месте фактического расположения компании и о том, действует ли она, ликвидирована или находится в стадии банкротства.

Изменения, которые касаются работы контрагентов, легко отслеживать в автоматическом режиме. К примеру, если загрузить ИНН и названия компаний-контрагентов в систему «Контур.Фокус», она будет уведомлять вас, когда кто-то из них сменит адрес, получит иск, подаст на ликвидацию и пр.

Директор дал налоговым органам только то, что они просили. Лишнего ничего, конечно, давать не стал.

Ошибка № 5: не привели дополнительных доказательств реальности и экономической обоснованности сделок.

Нужно усиливать свои позиции косвенными доказательствами, где это возможно. К примеру, исправить дефекты в оформленных документах и/или поискать косвенные доказательства реальности сделок:

– взять показания у сотрудников;

– приложить транспортные и складские документы, если речь идет о поставке;

– если речь идет о выполнении работ, то лучше сделать экспертизу, которая подтвердит, что такого рода работы компания не могла выполнить своими силами, например, из-за небольшого штата.

Налоговые органы стали вызывать к себе и опрашивать сотрудников компании, в которой шла проверка: директора, бухгалтера и т. д., вплоть до работников склада. Кладовщик очень боялся идти в ФНС, особенно когда узнал, что бухгалтера опрашивали шесть (!) часов.

Ошибка № 6: не подготовились к допросу и недооценили роль свидетельских показаний.

Во время проверки налоговики во многом опираются на свидетельские показания, полученные в том числе от уже уволенных сотрудников и директоров ликвидированных компаний. Именно поэтому ваш юрист по возможности должен работать со всеми, кого могут допрашивать, готовить к допросу и сопровождать на нем. Это может решить сразу несколько проблем:

✓ Снизить уровень стресса у сотрудников.

✓ Проконтролировать ход допроса, не дать проверяющим перейти рамки, а сотрудникам – наговорить лишнего.

✓ Потом не придется гадать, что пошло в протокол допроса.

Особенно сильно поддержка юриста требуется рядовым сотрудникам, которые зачастую вообще не обладают информацией, интересующей налоговиков. Не менее важно готовить к допросам и сопровождать тех, кто:

А. Слишком рвется давать показания. Непонятно, к чему приведет этот порыв – не исказит ли человек факты, не станет ли рассуждать о том, чего не знает, выдавая свои предположения за реальность.

Б. Не хочет давать показания или не придает важности тому, что будет говорить. Зачастую так ведут себя бывшие сотрудники. Им нужно объяснить, что проверка – это не только проблема работодателя.

В целом адвокат должен транслировать следующее: «Чтобы не навредить себе и другим, прислушивайся к моим советам, действуй осторожно и с полной ответственностью за свои слова и поступки. Благодаря полной юридической поддержке можешь быть уверен, что не оговоришь себя и других, не исказишь факты, получишь гарантии, что с твоих слов информация будет записана корректно, и, конечно, не станешь по ошибке соучастником правонарушения, к которому не причастен».

В какой-то момент проверяющие дали понять, что размер доначислений будет очень большой – порядка 200 млн руб. В компании решили, что их просто пугают.

И даже когда налоговые органы включили в состав проверяющих сотрудника УЭБиПК, в компании не особенно задавались вопросом, что бы это могло значить.

Ошибка № 7: не отреагировали, когда к проверке подключили сотрудника правоохранительных органов.

Нужно выяснять причины, побудившие включить в состав проверяющих сотрудников правоохранительных органов. Как правило, это признак того, что среди контрагентов обнаружены фирмы-однодневки или у проверяющих есть подозрения, что вы использовали в работе незаконные схемы. Это важно учитывать при формировании своей правовой позиции.

Как говорилось выше, адвокат должен сопровождать сотрудников на всех допросах, особенно если на них присутствуют сотрудники правоохранительных органов.

Налоговые органы приехали в офис и провели осмотр помещения: зафиксировали, что в офисе находятся сотрудники других аффилированных компаний, сняли показания по IP- и MAC-адресам. На один день работа офиса была парализована, на следующий день двое сотрудников подали заявления об увольнении.

Ошибка № 8: не провели работу с сотрудниками.

Как только стало известно о проверке, нужно объяснить сотрудникам, как она будет проходить и что от них требуется в этот период. Это может быть общая планерка или более детальные инструктажи с отдельными сотрудниками, к примеру, с секретарем, бухгалтерией, IT-специалистами. Это даст шанс избежать паники, парализующей работу компании.

Важно донести, что проверка (а также вызов на допрос и незапланированный визит сотрудников налоговых или правоохранительных органов) – это нормальная часть рабочего процесса и что любой бизнес рано или поздно с этим сталкивается. Также ваши сотрудники должны знать, что вы обеспечите юридическое сопровождение всех опросов/допросов.